Lean w biurze? Czemu nie!

Czasem firma dochodzi do ściany: nie da się zrobić więcej bez dodatkowych inwestycji. Warto wtedy zastanowić się: czy na pewno „się nie da”? I zaprosić do firmy wyjątkowego samuraja.

Moje zainteresowanie Lean manufacturing / Lean management sięga pierwszego wydania czasopisma „Biznes i Produkcja”, które wraz z zespołem zaprojektowałem w 2009 roku i mam przyjemność opracowywać graficznie aż do dziś. Jego wydawca, firma ASTOR, popularyzuje w nim nowoczesne podejście do organizacji produkcji, m.in. lean, systemy do zarządzania produkcją czy wdrożenia robotów przemysłowych. 

Każde wydanie tego czasopisma czytałem od deski do deski, więc kwestie związane z redukcją marnotrawstwa i ciągłym doskonaleniem mam dość dobrze opanowane (przynajmniej teoretycznie). Zawsze jednak kojarzyłem lean z fabryką – w końcu koncepcja ta wywodzi się z zakładów Toyoty. Dlatego do leanowego optymalizowania pracy biurowej podszedłem z zainteresowaniem.

Lean w biurze na 110 stronach

Skoro nasza współczesność w dużej mierze dzieje się w świecie komputerów i sieci, to wdrożenie zasad tradycyjnego lean w usługach powinno uwolnić znaczny potencjał w niejednej firmie. Tego zagadnienia dotyczy książka Michała Wolaka i Andrzeja Kinastowskiego „Office samurai. Lean w biurze” (wyd. MT Biznes).

 

 

Pierwsze wrażenie robi się tylko raz, a książka Wolaka i Kinastowskiego sama sobą komunikuje: jestem lean! To raptem 110 stron dość luźnego składu, więc jest zdecydowanie szczupła! (Lean management na j. polski tłumaczy się jako szczupłe zarządzanie).

Na jej lekturę wystarczy niespełna półtorej godziny. Czyta się ją bardzo dobrze: „dzień dobry” i od razu do konkretów, bez przydługawych wstępów i lania wody. Widać, że autorzy zjedli zęby na odchudzaniu procesów i tę samą zasadę zastosowali w swojej książce!

 

Wdrożenie lean w firmie usługowej – case study

Pierwsza część książki to opis przypadku wdrożenia zasad lean w firmie usługowej, która chciała „wykonać większą ilość pracy przy wykorzystaniu tych samych zasobów” (czytaj: bez zatrudniania nowych pracowników. Brzmi znajomo?).

Autorzy w klarowny sposób opisują kolejne kroki, jakie podejmowali, tłumacząc przy okazji najważniejsze elementy filozofii lean. Czytelnik nie poznaje, kto był klientem Wolaka i Kinastowskiego, jednak liczba szczegółów oraz zapewnienie autorów nie pozostawiają wątpliwości – to wydarzyło się naprawdę. Prezentowane wyniki wdrożenia zmian robią wrażenie.

Druga część książki jest również praktyczna, choć dotyczy teorii: autorzy przedstawiają konkretne narzędzia służące do postawienia pierwszych kroków w kierunku lean: warsztaty kaizen, metodę „5 x dlaczego”, koncepcję mudy. Mój ulubiony rozdział dotyczy tworzenia automatycznych zabezpieczeń przed niechcianymi zachowaniami, czyli poka-yoke. 


Przykład poka-yoke możecie zobaczyć na poniższym filmie, na którym pracownik firmy FastCap wyjaśnia, jak poradził sobie z zapominaniem o odkładaniu pedału sterującego jedną z maszyn na przeznaczone dla niego miejsce.

 

Podsumowując: lean ma wielką przyszłość także w firmach usługowych, a książka „Office samurai. Lean w biurze” jest świetnym przewodnikiem po świecie usprawniania codziennych obowiązków na open space’ach. To must have na półce każdego menedżera.


Autor: Jacek Gruszczyński

Kierownik projektów w WelcomeBook.pl, projektant czasopism firmowych


 

PS. Początkowo z entuzjazmem odnosiłem się do zachęt kierowanych do czytelników, by skorzystali z serwisu http://office-samurai.com/. Miał służyć przesyłaniu autorom spostrzeżeń czytelników i „zadań domowych” zlecanych na kartach książki, których zaliczenie uprawniało do uzyskania imiennego certyfikatu Kaizen Office Samurai. Jednak pod wskazanym adresem nie ma zapowiadanych treści… tu niestety spotkało mnie rozczarowanie. Drodzy autorzy, ten proces trzeba poprawić!